Polityka prywatności

1. Administrator danych osobowych

Administratorem Twoich danych osobowych jest:

SOLUTIONSPACE SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ
Zmyślanka 18, 62-860 Opatówek, Polska
KRS: 0001236506, NIP: 9681019139, REGON: 54454853800000
e-mail: biuro@solutionspace.pl, tel. +48 505 195 791

Nie wyznaczyliśmy inspektora ochrony danych. We wszystkich sprawach dotyczących danych osobowych możesz kontaktować się z nami pod adresem biuro@solutionspace.pl.

2. Zakres niniejszej Polityki

Polityka opisuje przetwarzanie danych osobowych w związku z:

• A. formularzem generowania raportu (analiza danych o organizacji z wykorzystaniem AI) — postanowienia dotyczące formularza A stosuje się od chwili jego udostępnienia na stronie;
• B. formularzem kontaktowym (sekcja kontaktowa na stronie głównej, w zakładkach /contact i /team);
• C. asystentem AI (czatem) dostępnym na stronie;
• D. umówieniem rozmowy przez kalendarz Google (przycisk „Umów rozmowę”);
• E. korzystaniem ze strony solutionspace.pl (hosting, bezpieczeństwo, statystyki).

Poszczególne sekcje wskazują, którego z powyższych dotyczą.

3. Jakie dane przetwarzamy

A. Formularz raportu — dane kontaktowe: imię, służbowy adres e-mail, nazwa firmy. Dane opisowe o organizacji: branża i opis działalności, model biznesowy, adres strony internetowej (jeśli podany), wielkość organizacji i skala procesów, charakter powtarzalnych czynności i procesy najbardziej czasochłonne, liczba osób wykonujących czynności, czas i orientacyjny koszt pracy, wykorzystywane narzędzia i systemy oraz miejsce przechowywania danych, dotychczasowe doświadczenia z automatyzacją / AI, rola osoby wypełniającej, priorytety i oczekiwania.

B. Formularz kontaktowy: imię i nazwisko, adres e-mail, nazwa firmy oraz treść wiadomości; opcjonalnie inne dane, które samodzielnie podasz w treści wiadomości.

C. Asystent AI (czat): treść Twoich wiadomości i odpowiedzi asystenta, adres podstrony, z której piszesz, wybrany język, identyfikator rozmowy, data i godzina wiadomości oraz — w celach bezpieczeństwa — pseudonimizowany identyfikator adresu IP i przeglądarki (skrót kryptograficzny zmieniany codziennie, bez możliwości odtworzenia adresu IP), kraj i numer sieci (ASN). Adresy e-mail, numery telefonów i numery rachunków wpisane w treść wiadomości są automatycznie usuwane (zastępowane znacznikiem) przed zapisaniem i przekazaniem do modelu AI. Jeżeli w czacie wypełnisz formularz kontaktowy: imię i nazwisko, adres e-mail, nazwa firmy, opis potrzeby oraz informacja o udzieleniu (opcjonalnej) zgody marketingowej.

D. Umówienie rozmowy: dane, które podasz w formularzu rezerwacji Google Calendar (zwykle imię, adres e-mail, termin i ewentualny opis), oraz dane przekazywane w trakcie samej rozmowy.

E. Korzystanie ze strony: adres IP, informacje o przeglądarce i urządzeniu, adres żądanej podstrony, data i godzina (logi serwera i systemów bezpieczeństwa). Statystyki odwiedzin zbieramy w narzędziu Cloudflare Web Analytics, które nie używa plików cookie ani identyfikatorów pozwalających rozpoznać użytkownika i udostępnia nam wyłącznie zagregowane dane.

4. Cele i podstawy prawne przetwarzania

4.1. Wygenerowanie i dostarczenie Raportu (A)

Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b RODO — przetwarzanie niezbędne do wykonania usługi świadczonej na Twoje żądanie.

4.2. Obsługa zapytania i umówienie rozmowy (B, C — formularz w czacie, D)

Cel: udzielenie odpowiedzi na Twoje zapytanie, kontakt zwrotny, umówienie i przeprowadzenie rozmowy.

Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (podjęcie działań na Twoje żądanie przed ewentualnym zawarciem umowy) oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO — nasz prawnie uzasadniony interes polegający na obsłudze korespondencji z osobami zainteresowanymi naszymi usługami.

4.3. Prowadzenie rozmowy z asystentem AI (C)

Cel: udzielanie odpowiedzi na Twoje pytania o SolutionSpace, nawigacja po stronie, przedstawienie oferty.

Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (działania na Twoje żądanie przed zawarciem umowy) oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO — nasz prawnie uzasadniony interes polegający na obsłudze zapytań osób odwiedzających stronę.

4.4. Przechowywanie zapisu rozmów z asystentem AI (C)

Cel: obsługa zapytań i kontakt zwrotny, kontrola jakości i poprawa odpowiedzi asystenta, wykrywanie nadużyć.

Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO — nasz prawnie uzasadniony interes. Możesz w każdej chwili wnieść sprzeciw: zaznacz w czacie opcję „Nie zapisuj tej rozmowy” albo usuń rozmowę przyciskiem „Usuń rozmowę”.

4.5. Kontakt handlowy i marketing (A, C — po zaznaczeniu zgody)

Cel: omówienie wyników Raportu, przedstawienie oferty współpracy, przesyłanie informacji handlowych.

Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. a RODO — Twoja zgoda, a w zakresie komunikacji elektronicznej i telefonicznej również zgoda, o której mowa w art. 398 ustawy z dnia 12 lipca 2024 r. — Prawo komunikacji elektronicznej. Zgoda jest dobrowolna i możesz ją wycofać w każdej chwili.

4.6. Bezpieczeństwo strony i ochrona przed nadużyciami (C, E)

Cel: zapewnienie działania i bezpieczeństwa strony oraz asystenta AI, ograniczanie liczby zapytań, blokowanie zautomatyzowanych nadużyć.

Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO — nasz prawnie uzasadniony interes w zapewnieniu bezpieczeństwa sieci i usług (motyw 49 RODO).

4.7. Statystyki odwiedzin (E)

Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes w analizie ruchu na stronie w formie zagregowanej, bez profilowania użytkowników.

4.8. Cele dowodowe i obrona przed roszczeniami

Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes administratora.

5. Asystent AI (czat) — szczegóły

• Asystent jest systemem sztucznej inteligencji, a nie człowiekiem — informujemy o tym w oknie czatu (art. 50 rozporządzenia (UE) 2024/1689 — AI Act). Odpowiedzi mają charakter informacyjny, mogą zawierać błędy i nie stanowią oferty ani wiążących ustaleń.
• Do wygenerowania odpowiedzi treść rozmowy (po automatycznym usunięciu adresów e-mail, numerów telefonów i rachunków) jest przekazywana dostawcy modelu językowego: Anthropic PBC (USA, usługa Claude API) lub Google (usługa Gemini API w wersji płatnej), w zależności od aktualnej konfiguracji. Dostawca działa jako podmiot przetwarzający na podstawie umowy powierzenia; zgodnie z jego warunkami dane przesyłane przez API nie są wykorzystywane do trenowania modeli.
• Asystent nie ma dostępu do innych rozmów, Twojej poczty ani naszych systemów; nie podejmuje decyzji wywołujących wobec Ciebie skutki prawne.
• Zapis rozmowy przechowujemy przez 90 dni. Jeżeli przed rozpoczęciem rozmowy zaznaczysz „Nie zapisuj tej rozmowy”, usuniemy ją automatycznie po jej zakończeniu (nie później niż 30 minut po ostatniej wiadomości). Przycisk „Usuń rozmowę” usuwa zapis natychmiast.
• W oknie czatu widzisz identyfikator rozmowy — podaj go, jeżeli chcesz skorzystać ze swoich praw w odniesieniu do konkretnej rozmowy.
• Formularz kontaktowy w czacie wysyłasz samodzielnie; asystent nie zbiera danych kontaktowych z treści rozmowy.
• Prosimy nie podawać w czacie danych wrażliwych (np. o zdrowiu) ani danych osób trzecich.

6. Raport AI i anonimizacja danych (dotyczy wyłącznie formularza A)

W celu wygenerowania Raportu korzystamy z modelu językowego (Gemini API) dostarczanego przez Google. Przed przekazaniem danych do modelu AI usuwamy z nich bezpośrednie identyfikatory — w szczególności imię, adres e-mail, numer telefonu, nazwę firmy oraz adres strony internetowej. Do modelu trafiają wyłącznie dane opisowe dotyczące funkcjonowania organizacji. Google przetwarza je jednorazowo, w celu wygenerowania odpowiedzi; zgodnie z warunkami usługi dane przesyłane przez płatne Gemini API nie są wykorzystywane do trenowania modeli. Dane z formularza kontaktowego (B) nie są przekazywane do modeli AI.

7. Odbiorcy danych

Dane przekazujemy wyłącznie podmiotom przetwarzającym je na nasze zlecenie, na podstawie umów powierzenia:

• Cloudflare, Inc. (USA) — hosting strony, baza danych czatu, ochrona przed nadużyciami (Cloudflare Turnstile), zagregowane statystyki odwiedzin (Cloudflare Web Analytics) — C, E;
• Anthropic PBC (USA) lub Google — model językowy asystenta AI — C; Google — model językowy Raportu — A;
• Web3Forms — usługa przekazywania wiadomości z formularzy kontaktowych na naszą skrzynkę e-mail — B, C;
• Google (Google Calendar / Google Workspace) — rezerwacja terminów rozmów — D;
• dostawca usług poczty elektronicznej obsługujący naszą skrzynkę i wysyłkę e-maili — A, B, C, D;
• dostawcy usług IT wspierający nas w utrzymaniu systemów.

Dane możemy też udostępnić organom publicznym lub sądom, gdy wymaga tego prawo. Nie sprzedajemy danych ani nie udostępniamy ich innym podmiotom w celach marketingowych.

8. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Część wymienionych dostawców (Cloudflare, Anthropic, Google, Web3Forms) może przetwarzać dane poza EOG, w szczególności w USA. Przekazanie odbywa się na podstawie decyzji Komisji Europejskiej z 10 lipca 2023 r. w sprawie EU–US Data Privacy Framework — w odniesieniu do dostawców posiadających certyfikację — albo na podstawie standardowych klauzul umownych przyjętych przez Komisję Europejską (art. 46 ust. 2 lit. c RODO), zawartych w umowach powierzenia. Kopię zabezpieczeń możesz otrzymać, pisząc na biuro@solutionspace.pl.

9. Okres przechowywania

10. Pliki cookie i pamięć przeglądarki

Strona nie używa plików cookie do celów analitycznych ani marketingowych. W pamięci przeglądarki zapisujemy wyłącznie informacje niezbędne do świadczenia usług, o które prosisz (art. 399 Prawa komunikacji elektronicznej): wybraną wersję językową oraz informację, że powitanie asystenta zostało już wyświetlone (pamięć sesji, usuwana po zamknięciu karty). Treść rozmowy z asystentem przechowujemy w przeglądarce tylko w pamięci otwartej strony — znika po jej odświeżeniu lub zamknięciu. Przy rozpoczęciu rozmowy z asystentem Cloudflare Turnstile weryfikuje, czy korzysta z niego człowiek, analizując sygnały techniczne przeglądarki.

11. Twoje prawa

Przysługują Ci prawa: dostępu do danych (art. 15 RODO), ich sprostowania (art. 16), usunięcia (art. 17), ograniczenia przetwarzania (art. 18), przenoszenia (art. 20), sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie (art. 21) — w tym w każdej chwili wobec przetwarzania w celach marketingowych — oraz cofnięcia zgody w dowolnym momencie (art. 7 ust. 3), bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania sprzed jej cofnięcia.

Masz też prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl).

Aby skorzystać z praw, napisz na: biuro@solutionspace.pl.

12. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Raport (A) i odpowiedzi asystenta AI (C) są generowane automatycznie, ale mają charakter informacyjny i nie stanowią decyzji wywołującej wobec Ciebie skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływającej w rozumieniu art. 22 RODO. Nie profilujemy użytkowników. Każdy kontakt handlowy i ewentualna oferta obejmują ocenę i decyzję człowieka po stronie SolutionSpace.

13. Dobrowolność podania danych

Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne do realizacji danego celu: bez danych kontaktowych nie możemy odpowiedzieć na zapytanie ani dostarczyć Raportu, a bez treści wiadomości asystent AI nie udzieli odpowiedzi.

14. Bezpieczeństwo danych

Stosujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, w szczególności: szyfrowanie połączeń (HTTPS/TLS), ograniczenie dostępu do danych do upoważnionych osób, pseudonimizację adresów IP, automatyczne usuwanie danych kontaktowych z treści rozmów z asystentem, usuwanie identyfikatorów przed analizą AI (A), limity zapytań i blokowanie nadużyć oraz przechowywanie kluczy dostępowych wyłącznie w zaszyfrowanej konfiguracji serwera.

15. Zmiany Polityki

Możemy aktualizować niniejszą Politykę. Zmiany publikujemy na tej stronie wraz ze zaktualizowaną datą; o istotnych zmianach poinformujemy z wyprzedzeniem. Zasady korzystania z usług opisuje Regulamin.

16. Kontakt

SOLUTIONSPACE sp. z o.o.
Zmyślanka 18, 62-860 Opatówek, Polska
e-mail: biuro@solutionspace.pl, tel. +48 505 195 791